Was tun, wenn Ihr PDF zu groß für den E-Mail-Versand ist
Bringen Sie ein zu großes PDF unter das 25-MB-Limit der E-Mail, ohne es irgendwo hochzuladen.
Fast jeder E-Mail-Anbieter begrenzt Anhänge irgendwo um die 25 MB, und viele Firmen-Mailserver sind noch strenger. Ein einzelner gescannter Vertrag oder eine als PDF exportierte Präsentation sprengt das Limit mit einem Klick, und Sie starren auf eine Fehlermeldung.
Die gute Nachricht: Die meisten zu großen PDFs lassen sich leicht schrumpfen, weil das Gewicht fast immer in den Bildern steckt, nicht im Text. So kommen Sie unter das Limit, ohne zu drucken, neu zu scannen oder sich irgendwo anzumelden.
Finden Sie zuerst heraus, warum die Datei groß ist
Öffnen Sie das PDF und scrollen Sie hindurch. Sind die Seiten Fotos oder Scans, ist die Datei schwer, weil jede Seite ein Bild in voller Auflösung ist. Sind die Seiten größtenteils Text und die Datei trotzdem groß, trägt sie meist eingebettete Schriften, übrig gebliebene Bearbeitungshistorie oder ein paar hochauflösende Logos.
- Scans und Fotos komprimieren am stärksten, oft um 70 bis 90 Prozent.
- Reine Text-PDFs sind bereits klein und bewegen sich kaum.
- Gemischte Dokumente landen irgendwo dazwischen.
Schrumpfen Sie es, bevor Sie es anhängen
Ein PDF zu komprimieren baut seine Bilder in geringerer Auflösung neu auf und packt die Datei neu. Für E-Mail reicht die Voreinstellung Bildschirmqualität fast immer aus, da die Person, die es öffnet, es auf einem Monitor oder Handy liest und nicht in hoher Auflösung druckt.
Öffnen Sie in PDFShore PDF komprimieren, legen Sie die Datei ab, wählen Sie die empfohlene Voreinstellung und laden Sie das Ergebnis herunter. Ist es immer noch zu groß, probieren Sie die aggressivere Voreinstellung. Ein 40-MB-Scan fällt oft auf 4 oder 5 MB, was durch jeden Posteingang gleitet.
Wenn Komprimieren nicht reicht, teilen Sie es
Manche Dokumente sind schlicht lang. Ein Bericht mit 300 Seiten bleibt auch nach dem Komprimieren groß. Teilen Sie ihn in dem Fall in zwei oder drei kleinere PDFs und senden Sie sie als separate Nachrichten, oder schicken Sie nur die Teile, die der Empfänger wirklich braucht.
Warum das im Browser machen
Das PDF, das Sie per E-Mail senden möchten, ist oft genau die Art, die Sie nicht auf dem Server eines Fremden liegen haben wollen: eine Rechnung, ein unterschriebener Vertrag, ein medizinisches Formular. Die meisten Online-Kompressoren laden Ihre Datei zuerst hoch. PDFShore führt die Komprimierung mit WebAssembly auf Ihrem eigenen Gerät aus, sodass das Dokument Ihren Rechner nie verlässt und es keine Serverkopie gibt, um die man sich sorgen müsste.
Schnelle Checkliste
- Mit der Voreinstellung Bildschirmqualität für E-Mail komprimieren.
- Prüfen Sie die neue Größe vor dem Anhängen.
- Lange Berichte teilen, statt eine riesige Datei zu erzwingen.
- Behalten Sie das Original. Die Komprimierung erstellt eine neue Kopie.